Категории

Создание закупки

Ввод данных начинается с Позиции 1. Для того, чтобы добавить следующую позицию, нужно нажать кнопку Добавить в левом регионе вкладки "Позиции".

Для создания закупочной процедуры нажмите кнопку Создать закупку на панели инструментов.

В окне "Создание закупки" последовательно укажите необходимые характеристики, определяющие процедуру.

  • Процедура
    - Введите краткое и ёмкое название, такое, чтобы было легко отыскать процедуру в общем перечне не только самому Заказчику, но и его партнерам
    - Определите тип процедуры
    - Примените доступный шаблон настроек
    - Назначьте ответственного. По умолчанию ответственный - автор закупочной процедуры. Ответственного можно сменить на всех этапах ЗП. Контактные данные ответственного будут отображаться на карте ЗП (при включении соответствующей настройки)
    - Опционально заполните поля Доп. контактные данные и Заметки

  • Настройки

В блоке "Настройки" отображается перечень различных параметров, определяющих то, каким образом будет проходить процедура. Для каждого типа процедуры предусмотрен свой набор параметров.

Указывать начальную (максимальную) стоимость Включённая настройка и указанная стоимость (в разделе Позиции) ограничит поставщика и не позволит ему подать предложение выше. В процедуре ППЦ (процедура понижения цены) – от указанной стоимости начнутся торги.
Указывать ориентировочную стоимость Включённая настройка и указанная стоимость (в разделе Позиции) имеют рекомендательный характер. Поставщик будет уведомлен о предпочтительной стоимости заказчика, но сможет подать предложение выше данной стоимости
Приватная Включённая настройка позволит провести закрытую процедуру с определенными поставщиками из списка поставщиков – партнеров. Поставщики, зарегистрированные в системе, не получат уведомление о данной закупке и не увидят ее в перечне закупок системы.
Открыто имя вашей организации По умолчанию включенная настройка – отображает поставщику наименование организации, проводящей закупочную процедуру. Выключенная настройка скроет наименование (будет отображаться Аноним) заказчика и отобразит его только поставщику победителю
Видимость контактных данных в статусе «Активный» Включенная настройка отобразит на карточке закупки контактные данные ответственного по закупке, указанные в разделе Процедура (либо доп. контактные данные из соответствующего поля)
Открыть наименования участников Включенная настройка отобразит всем участникам закупочной процедуры наименования компании-конкурента (поставщика, подавшего предложение). По умолчанию наименования скрыты под случайно сгенерированным системой названием (напр. Серебрянный 19)
Открыть коммерческую составляющую предложений Включенная настройка отобразит всем участникам закупочной процедуры коммерческие предложения (цены, условия, описания, файлы) компании-конкурента (поставщика, подавшего предложение). По умолчанию предложения скрыты (исключ. – в ППЦ цены всегда открыты, т.к. это ориентир для снижения)
Запретить поставщикам редактировать предложение Включенная настройка не позволит поставщику изменить ранее поданное предложение
Запретить повышение цены при редактировании предложения Если была включена возможность редактирования предложений поставщиком, то настройка позволяет редактировать предложение только в меньшую сторону.
Запретить два и более предложения от одного поставщика Включенная настройка не позволит поставщику подать более одного предложения.
Внимание! Не рекомендуется активировать обе настройки одновременно (редактирование и более одного предложения) , т.к. это лишает поставщика возможности, в случае необходимости, изменить поданное им ранее предложение
Скрыть результат торгов от поставщиков При включенной настройке, система не будет отображать цветом предложение поставщика победителя. Участники процедуры, в ней проигравшие, получат уведомление о факте выбора победителя, но не узнают кто именно победил.
Процедура с правом продления Включенная настройка позволит продлить процедуру, но не более 5 раз, из статусов: Активный, Ожидает решения, Просрочен. При продлении определяются новые сроки окончания процедуры, принятия решения и даты поставки.
Зонтичная процедура Включенная настройка позволит заказчику выбрать нескольких победителей в процедуре (по разным позициям (товарам либо услугам), а так же распределить объем поставки внутри одной позиции. В зонтичной процедуре поставщик может выбирать позиции для подачи предложения.
Мультивалютный сбор предложений Включенная настройка позволит поставщику подать предложение в одной из заранее определенных заказчиком валют. Возможно добавление всех доступных в системе валют одной кнопкой. Курсы валют подтягиваются из НБРБ.
Внимание! Если в 1ом этапе была активирована настройка Мультивалютный сбор, проведение 2ого этапа типа ППЦ будет проводится по единой установленной заказчиком валюте.
Отображать ранг предложения поставщика Включенная настройка позволяет видеть ранг предложения поставщика на основе стоимости.
Запретить подачу предложения на часть лота При включенной настройке поставщики могут подать предложение только на весь лот целиком: по всем позициям и в указанном заказчиком объеме.
Запретить внесение в предложение аналогов позиций лота При включенной настройке поставщики не могут подать аналоги вместо позиций лота, указанных заказчиком.
Запрос дополнительной информации у поставщика Включенная настройка позволит обязать поставщика предоставлять необходимую заказчику дополнительную информацию в момент подачи предложения. Шаблон доп. информации формируется заранее в профиле компании.
  • Сроки

В данном блоке следует определить следующие сроки проведения закупочной процедуры:

- Дата начала процедуры - по умолчанию дата Публикации. При необходимости создания отложенной процедуры активировать настройку Установить дату начала процедуры и ввести дату публикации

- Дата завершения - окончание приема предложений от поставщиков

- Дата принятия решения - срок, до которого необходимо принять решение по процедуре (выбрать победителя, объявить 2ой этап). По истечении указанной даты, закупка перейдет в статус Просрочен и будет Отменена системой ровно через 7 дней, как несостоявшаяся

- Дата/Период поставки/самовывоза - ожидаемая дата доставки товара/выполнения услуги

- Дата вскрытия конвертов - данная характеристика должна быть заполнена, если в качестве типа закупочной процедуры был выбран "Закрытые конверты"

  • Условия

В данном блоке можно задать следующие условия проведения закупки, которые должны внимательно изучить потенциальные поставщики:
- Условия поставки - выбор из списка с двумя значениями: Доставка, Самовывоз;
- Адрес поставки - указать адрес поставки можно двумя способами: 1) выбрав одну из своих локаций, в этом случае адрес будет определен автоматически; 2) заполнив адрес вручную. Предпочтительно использовать первый способ, таким образом будет минимизирована ошибка ввода адреса. При необходимости добавления дополнительного адреса доставки, воспользуйтесь кнопкой Добавить;

- Оплата - группа параметров, определяющая то, каким образом должна осуществляться оплата по соответствующей закупке: валюта, процент предоплаты, необходимое количество дней отсрочки, возможность взаиморасчета;

В процедуре типа "СКП" при установленной настройке "Мультивалютный сбор предложений" в данном разделе необходимо установить разрешенные при подаче предложения валюты. Курсы валют возможно будет отредактировать в любой момент проведения процедуры закупки

- Порядок формирования суммы - данная группа параметров может быть указана по желанию заказчика для большей ясности в части формирования итоговой стоимости по закупке, а именно какие именно расходы должны быть включены в итоговую стоимость по закупке.
- Файлы - есть возможность приложить набор файлов, содержащих дополнительные требования к условиям закупки.

  • Позиции

В данном блоке Вы указываете предмет закупки. Предмет закупки - это перечень товаров или услуг, которые Вы, как заказчик, хотите закупить. В блоке имеется возможность указать необходимый перечень позиций, а для каждой позиции - набор данных, более точно определяющий данную позицию. От того, насколько точно это будет сделано, зависит эффективность выполнения автоматического уведомления потенциальных участников процедуры, поиска информации в системе, а также последующая аналитика деятельности заказчика в области закупочной деятельности.

Ввод данных начинается с Позиции 1. Для того, чтобы добавить следующую позицию, нужно нажать кнопку Добавить в левом регионе вкладки "Позиции

Добавить из каталога (1-2)
Система позволяет выбирать позицию из заранее созданного сотрудниками компании каталога товаров и услуг, заполняя в таком случае поля позиции предопределенной информацией

Загрузить из файла (3). Возможность массового добавления позиций с помощью файл-шаблона.
Для добавления – скачайте шаблон, заполните обязательные поля, загрузите шаблон.
В результате загрузки, если все поля шаблона были заполнены верно, раздел позиции наполнится автоматически.

Категория (4).
Выбор категории будет осуществляться либо из системного справочника категорий товаров и услуг, либо - из частного, в зависимости от Настроек компании заказчика. Для указания категории товара или услуги по позиции допустимо использовать только неделимые категории (т.е. группы товаров и услуг, для этой цели использовать невозможно).

Наименование (5) - должно быть указано краткое, но ёмкое название (детально описывать товар в данном поле не требуется).

Количество и единица измерения (6) - объем поставки.

Пояснение, файлы (7-8) - необязательная характеристика, можно указать необходимые разъяснения по данной позиции, либо прикрепить документацию по позиции.

Запрос дополнительной информации (9)
Поставщик обязан будет оставить доп. информацию по позиции при подаче предложения, согласно обязательным полям шаблона. Шаблон доп. информации формируется заранее в профиле компании.

Если в блоке "Настройки" был включен параметр "Указывать начальную (максимальную)/ориентировочную стоимость", необходимо указать стоимость. Есть 2 способа определения стоимости:

  1. Указать общую стоимость без разбивки по позициям;
  2. Указать стоимость для каждой позиции, а общая стоимость будет определена автоматически путем суммирования. Для выбора способа определения стоимости служит параметр "Начальная (максимальная) стоимость", который имеет переключатель:

- Только общая - указать общую (максимальную) стоимость;
- Суммировать по позициям - указать максимальную стоимость за единицу (т.е. цену).

  • Приглашения

В данном блоке можно указать перечень поставщиков из числа партнеров для их личного приглашения к участию в закупочной процедуре. После публикации данной закупочной процедуры системой будут отправлены приглашения к участию всем указанным поставщикам. Для эффективного поиска интересующих поставщиков рекомендуется использовать фильтр поставщиков с помощью меток и категорий

Есть возможность пригласить поставщика, которого нет в списках, по email. В поле “Приглашение поставщиков по e-mail” можно указать до 100 Email-адресов. Поучаствовать в закупочной процедуре смогут только компании, зарегистрированные в системе и имеющие доступ к функции подачи предложения. Поставщик получит приглашение на указанную почту, зарегистрируется в системе и сможет сделать свое предложение.

  • Публикация и проведение закупочной процедуры

После заполнения всех обязательных полей рекомендуем проверить закупочную процедуру.

Если все верно и Вы готовы к публикации процедуры, нажмите Опубликовать. До момента публикации закупки Вы можете сохранить данную закупки как “Черновик” и опубликовать ее позже.

После публикации:

- если требуется прохождение модерации, закупочная процедура перейдет в статус "На модерации";
- если модерация была отключена по просьбе заказчика и не указан срок начала процедуры, то процедура перейдет в статус "Активный";
- если модерация была отключена по просьбе заказчика, а так же указан срок начала процедуры, который еще не наступил, то процедура перейдет в статус "Ожидает публикации".