Справочная информация компании
Справочная информация компании состоит из следующих разделов:
- локации - адреса значимых объектов компании (например, склад, филиал, подразделение и т.д.);
- организационная структура компании - подразделения компании и иерархическая связь между ними;
- должности;
- сотрудники;
- функциональные группы;
- роли;
- категории товаров, услуг;
- статьи расходов
Локации
Для управления локациями следует открыть окно "Настройка компании" и выбрать слева в навигационном меню пункт "Локации"
В результате откроется список локаций компании, указанных в системе. Вначале, сразу после успешной регистрации компании, данный список будет состоять из одной локации - "Головной офис", которая связана с фактическим адресом самой компании. Данная локация была создана автоматически при регистрации компании в системе.
В разделе есть возможность добавления новой локации, для этого нужно нажать кнопку Добавить. Затем в открывшемся окне указать необходимую информацию о значимом объекте. К объекту можно привязать два адреса: фактический и почтовый.
Для завершения добавления локации нажать кнопку Добавить.
Результат
- В результате успешного добавления локации далее при добавлении где-либо адреса (например, адрес доставки товара) можно будет просто выбрать локацию, без необходимости набора полного адреса.
- После добавления второй, третьей и т.д. локации есть возможность редактировать имеющиеся локации, а также удалять, при условии, что данная локация нигде ранее не была указана.
Организационная структура
Для управления подразделениями компании следует открыть окно "Настройка компании" и выбрать слева в навигационном меню пункт "Организационная структура".
В результате откроется древовидный список подразделений компании, указанных в системе. Вначале, сразу после успешной регистрации компании, данный список будет состоять из одного подразделения - "Отдел закупок". Данное подразделение было создано автоматически при регистрации компании в системе.
Для того, чтобы добавить новое подразделение, нужно нажать кнопку Добавить.
Затем в открывшемся окне указать наименование, код и при необходимости выбрать вышестоящее подразделение.
Для завершения добавления подразделения нажать кнопку Добавить.
Дополнительно, по каждому имеющемуся подразделению есть следующие возможности:
- добавление подчиненного подразделения;
- редактирование;
- удаление.
Для того, чтобы воспользоваться ими нужно выбрать соответствующий пункт контекстного меню подразделения, вызов которого осуществляется нажатием иконки-троеточия слева от наименования подразделения (⋮)
Должности
Для работы со справочником "Должности" нужно открыть окно "Настройка компании" и выбрать слева в навигационном меню пункт "Должности".
В результате откроется список должностей компании, указанных в системе. Вначале, сразу после успешной регистрации компании, данный список будет состоять из одной должности - "Специалист по закупкам". Данная должность была создана автоматически при регистрации компании в системе.
Для того, чтобы добавить новую должность, нужно нажать кнопку Добавить.
Затем в открывшемся окне указать наименование и код должности.
Для завершения операции добавления нажать кнопку Добавить.
Дополнительно, в системе по каждой имеющейся должности есть следующие возможности:
- редактирование;
- удаление
Для того, чтобы ими воспользоваться нажми иконку-троеточие слева от наименования подразделения (⋮)
Сотрудники
Для управления сотрудниками компании следует открыть окно "Настройка компании" и выбрать слева в навигационном меню пункт "Сотрудники".
В результате откроется список сотрудников компании, указанных в системе. Вначале, сразу после успешной регистрации компании, данный список будет состоять из одного сотрудника - лица, выполнившего регистрацию компании в системе. Данная запись была создана автоматически при регистрации компании в системе.
Для того, чтобы добавить нового сотрудника, нужно нажать кнопку Добавить.
Затем в открывшемся окне заполнить информацию по сотруднику, в том числе указать адрес электронной почты, на который будет отправлено приглашение на регистрацию в системе.
От выбора параметра Контактное лицо зависит будет ли отображаться информация о данном сотруднике на карточке вашей компании при просмотре другими пользователями системы или нет. Если данный сотрудник определен, как контактное лицо, то заполнение Контактного телефона и Контактного e-mail обязательно.
Для завершения операции добавления нажать кнопку Добавить.
Результат
- Создана учетная запись сотрудника, статус которой "Отправлено приглашение";
- До тех пор, пока соответствующее лицо не выполнит регистрацию в системе по приглашению, работа его в системе невозможна;
- Владелец учетной записи компании или сотрудник компании с правами администратора может выполнить повторную отправку приглашения, если это необходимо. Для этого нужно выбрать соответствующий пункт контекстного меню, вызов которого осуществляется нажатием иконки-троеточия слева от ФИО сотрудника (⋮).
Дополнительно, в системе по каждому сотруднику, заведенному в системе, есть следующие возможности:
- редактирование;
- удаление
Для того, чтобы воспользоваться ими нужно выбрать соответствующий пункт контекстного меню должности, вызов которого осуществляется нажатием иконки-троеточия слева от ФИО сотрудника (⋮).
Замещение сотрудников
Данный раздел позволяет настроить выполнение обязанностей сотрудника другим сотрудником во время отсутствия последнего по какой-либо причине (отпуск, болезнь и пр. жизненные обстоятельства), т.е. получение доступа к данным и функциональным возможностям сотрудника на время его отсутствия. Замещение может быть временное или постоянное.
Для добавления замещения следует открыть раздел Сотрудники, вкладка Замещающие сотрудники, затем нажать Добавить
По наступлению даты начала, замещающий сотрудник получит уведомление о замещаемом и сроках замещения
Нажимая на название компании в своем личном кабинете, замещающий получает возможность выбрать от лица кого действовать в системе.
Функциональные группы
Для того, чтобы управлять доступом сотрудников компании к определенным закупочным процедурам, рекомендуем воспользоваться возможностью создания Функциональных Групп. Сотрудники относящиеся к одной ФГ, не будут видеть и не смогут участвовать в закупочных процедурах другой ФГ.
Для создания и управления ФГ, следует открыть окно "Настройка компании" - "Профиль компании" и в меню слева выберать пункт "Функциональные группы.
Для добавления первой ФГ компании, необходимо нажать Добавить группу.
В открывшемся окне следует ввести название ФГ, которое впоследствии будет понятно всем сотрудникам группы.
В результате добавленная группа отобразится в окне ФГ и будет доступна для редактирования и последующего добавления сотрудников. Для редактирования или наполнениня группы сотрудниками необходмио использовать соответствующую кнопку:
Выберите необходимого сотрудника из списка и назначьте ему права доступа к функционалу системы в рамках данной функциональной группы, нажмите применить.
